A partir del 19.12.07 entrarà en funcionament un nou servei de tramesa de circulars col·legials a través de correu electrònic, que pretén reduir el consum de paper i les despeses de còpia, de manipulació i de tramesa, alhora que augmenta la rapidesa de les comunicacions.
Aquest nou servei, en les condicions que s’exposaran a continuació, afecta les circulars de la Central Col·legial i de la Demarcació Mallorca. Les demarcacions d’Eivissa-Formentera i de Menorca ja disposen d’un règim propi de comunicacions electrònic, tot i que es preveu per a ben aviat la unificació de tractaments a tot l’àmbit col·legial.
Per tal d’evitar que alguns col·legiats puguin patir llacunes informatives, és IMPORTANT tenir en compte els CRITERIS DE FUNCIONAMENT següents:
1. El sistema d’informació del Col·legi no canvia. Continuarà basant-se en les Notícies publicades a la web col·legial, www.coaib.es. Una notícia és una unitat bàsica d’informació classificada de manera que en qualsevol moment pugui ser cercada per tema, subtema, data, etc. Les notícies més importants o urgents es pengen a la "primera plana" i, a més, algunes es destaquen.
2. Fins ara algunes notícies, per la seva importància a parer de la Secretaria col·legial o perquè es tractava d’afers estatutaris, també s’havien publicat mitjançant circular en suport paper. De fet, el Col·legi produeix moltes notícies i les publica diàriament a www.coaib.es, però només unes quantes, cada cop menys, es publiquen també en circular. Així doncs, actualment la web, amb 185.000 visites de col·legiats durant el darrer any, és el principal mitjà de comunicació col·legi-col·legiat i fer-hi un cop d’ull ràpid diàriament és el procediment més recomanable i segur d’accedir a tota la informació generada pel Col·legi, especialment la urgent.
3. A partir d’ara, la Central Col·legial i la Demarcació Mallorca enviaran les circulars a tots els col·legiats en missatges de correu electrònic i ja no ho faran en suport paper, llevat en el cas de les persones que ho indiquin de manera expressa. Insistim en el fet que, de moment, el nou servei afecta únicament les circulars, no la resta de notícies, amb la qual cosa evitem saturar la difusió d’informació amb caràcter general. Properament el Col·legi també enviarà per correu electrònic una altra mena de notícies relacionades amb l’organització d’actes i d’activitats d’interès per a la professió, d’acord amb el règim d’autoritzacions manifestat per cada col·legiat. Més endavant informarem de l’entrada en funcionament d’aquest servei.
- Així doncs, pel que fa a les circulars, el col·legiat pot escollir una de les opcions següents:
a) Recepció només per correu electrònic: en aquest cas, us heu d’assegurar que l’adreça de correu electrònic que vau donar al COAIB és vigent i, si escau, actualitzar-la (vegeu punt 4). És l’opció general per defecte.
b) Recepció només per correu ordinari: per triar aquesta opció heu d’entrar a https://e.coaib.es i seleccionar l’opció a l’apartat "Dades personals/perfil d’usuari".
c) Recepció per tots dos mitjans: cal efectuar el mateix procediment que l’esmentat a l’apartat b).
d) No està disponible, per raons legals i estatutàries, l’opció de no rebre circulars.
4. MOLT IMPORTANT:
El Col·legi enviarà les circulars a l’adreça de correu electrònic específica de què disposi a les seves bases de dades en el moment d’efectuar cada tramesa. El col·legiat pot modificar directament aquesta adreça a https://e.coaib.es, "Dades personals/perfil d’usuari", tants cops com vulgui, d’una manera molt senzilla. Es recomana que tots els col·legiats verifiquin la seva adreça actual i, si escau, que la canviïn. El manteniment anirà a càrrec del col·legiat. El Col·legi no es pot responsabilitzar d’enviar circulars a adreces no vigents o no desitjades pel col·legiat. El COAIB tampoc no es responsabilitza de les eventuals omissions informatives que es puguin produir per aquest motiu.
Al mateix apartat podeu escollir el format de comunicacions de visat (objeccions i acabament de visats): correu electrònic, correu ordinari o fax. Aquestes opcions ja són operatives. Properament també s’informarà amb més detall sobre el seu funcionament.
5. El Col·legi continuarà enviant les circulars per correu postal ordinari als col·legiats que estiguin en alguna d’aquestes situacions:
a) que no hagin comunicat adreça de correu electrònic al COAIB;
b) que hagin triat l’opció de rebre correu ordinari o tots dos mitjans, a partir de la recepció d’aquesta circular.

Si desitgeu qualsevol aclariment o informació addicional, us podeu posar en contacte amb la Secretaria del COAIB, c/Portella 14 - 07001 Palma. Tel.: 971 22 86 32 - Fax: 971 71 85 11 - correu electrònic: secretariapalma@coaib.es